Organiser une inauguration
L’inauguration d’un nouveau lieu de votre société ou de sa rénovation est une occasion de communiquer sur vos activités et de faire parler de vous.
Experte en Communication et Evénementiel, l’agence CREATIVE COCKTAIL à Auxerre a développé un panel de services et prestations à la carte pour aider les organisateurs qui veulent construire eux-mêmes tout ou partie l’inauguration d’un lieu.
Nous pouvons aussi l’organiser de A à Z en collaboration avec vous.
La première inauguration d’un lieu réalisée par Jérôme Cassegrain, fondateur de l’agence icaunaise CREATIVE COCKTAIL, fut celle du nouveau magasin de 13 000 m2 de la société Prolabo à Briare il y a longtemps.
Voici ses conseils et recommandations pour vous faciliter la réalisation de votre inauguration.
Après avoir arrêté la date, désigné les membres de l’équipe d’organisation, il faut établir la liste des invités par catégories : clients, fournisseurs, prestataires, partenaires, élus régionaux et locaux, médias.
Ensuite vient la création de l’invitation. Il est vivement conseillé de prêter une attention particulière à son contenu, qui pourra différer selon les cibles, et à son format. Il comportera au verso le plan d’accès et les conditions de parking. Il est recommandé de l’imprimer sur un support d’au moins 250grs et de l’envoyer par la poste après avoir écrit manuellement le nom de chaque invité. Idéalement, joignez un carton réponse pré-rempli et timbré. Nous déconseillons de l’envoyer par mail. Le pôle Création de CREATIVE COCKTAIL met sa créativité au service des organisateurs.
Pour cette inauguration de lieu, créez un planning détaillant les besoins en mobilier, (scène ou podium), les moyens techniques audiovisuels, le reportage vidéo et photos, les noms des membres de l’équipe concernés, la partie traiteur et la liste des prestataires événementiels avec leur tél et mail. Le déroulé de la visite est essentiel. La signalétique intérieure et extérieure doit être prévue.
Une inauguration de lieu comporte trois parties : l’accueil comprenant l’enregistrement des invités, un point café, boissons soft, croissants précédant le discours de la personnalité invitante suivi, si présent, de celui du Préfet ou du maire.
La seconde partie, est le cœur de l’inauguration : la visite de présentation du lieu. Les clients sont accompagnés par leur interlocuteur dans l’entreprise, les élus par des managers, les médias par l’équipe communication.
Enfin, l’inauguration s’achève par un cocktail de 18 pièces environ, servi au plateau dans un espace avec mange-debout. Ce moment de convivialité entre les invités et leurs invitants permet de recueillir les avis sur cet événement.
Étapes post-inauguration du lieu recommandées par CREATIVE COCKTAIL :
J fin => Réunion de débriefing à la fin de l’inauguration
J+1=> Remerciements au personnel qui a participé à l’inauguration
J+3 => Envoi d’une carte personnalisée de remerciements à tous les invités présents, indiquant le lien pour récupérer la vidéo et les photos de cet événement.
Et article dans la lettre ou le journal de l’entreprise.