Organiser une convention
Experte en Communication d’entreprises de toutes tailles, l’agence CREATIVE COCKTAIL vous fait partager sa connaissance pratique de l’organisation d’événements d’entreprise.
Pour organiser une convention d’entreprise, cela demande de la rigueur, de la méthode, du savoir-faire. L’organisateur chef de projet commencera par constituer son équipe d’organisation interne ou externe. Ensuite il créera un projet de planning des étapes et des tâches à accomplir et attribuera des missions aux membres de son équipe d’organisation de la convention d’entreprise. Qui va faire quoi et quand. Ce planning, CREATIVE COCKTAIL l’a nommé le kifékoi.
Les principales étapes d’organisation d’une convention d’entreprise sont :
- l’établissement de la liste des participants avec la création des invitations, l’envoi par mail, la gestion des réponses,
- la construction d’un budget par catégories et types de dépenses
- le choix du lieu, le transport et l’hébergement,
- la restauration et l’accueil des participants et intervenants,
- le programme et le contenu des sessions,
- les intervenants internes et externes,
- les supports numériques, vidéos, signalétiques,
- la technique audiovisuelle, lumière,
- le conducteur de la convention
CREATIVE COCKTAIL vous conseille de prévoir dans le planning des réunions d’équipe pour faire le point sur l’avancement de la construction de la convention, les adaptations à effectuer par catégories de tâches. Ainsi chaque membre de l’équipe est informé en temps réel.
Pour rechercher et choisir des prestataires intervenant sur la convention d’entreprise, chaque membre de l’équipe d’organisation de la convention, sous le contrôle et les conseils du chef de projet, établit des cahiers des charges détaillés pour obtenir des offres précises des prestataires. CREATIVE COCKTAIL vous recommande de créer un tableau excel dans lequel seront insérées les offres des prestataires par type de produits ou catégorie de prestations afin de faciliter votre choix et la construction du budget de votre convention.
Le conducteur de la convention d’entreprise comprend, à la minute près, le programme détaillé depuis la mise en place des lieux, les répétitions des intervenants, les filages techniques et toutes les séquences de la convention jusqu’au départ des participants et des intervenants, sans oublier les démontages mobiliers et techniques.
Il est toujours très utile d’avoir un retour des participants sur les sujets présentés, sur les intervenants, sur l’organisation de votre convention. Aussi CREATIVE COCKTAIL vous conseille de préparer un questionnaire avec des notes de 1 à 5, soit à envoyer par mail avec délai de retour rapide, soit, et c’est notre recommandation, déposé dans le dossier d’accueil et à remettre par les participants à leur départ contre distribution d’un cadeau. Le taux de retour est plus fort dans ce cas.
L’agence CREATIVE COCKTAIL vous recommande également de mettre en ligne ou d’envoyer aux participants les supports présentés lors de la convention afin qu’ils puissent les démultiplier auprès de leurs équipes.
L’agence de communication CREATIVE COCKTAIL, expérimentée en organisation de conventions et séminaires d’entreprises, a conçu spécialement pour vous une palette à la carte de prestations techniques, de services et de conseils pour aider à construire tout ou partie de votre convention d’entreprise.
Organisateur d’une convention, vous pouvez faire appel à CREATIVE COCKTAIL pour créer et réaliser tous vos supports print, numériques, audiovisuels, vidéos nécessaires à votre convention.